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善用企業資源規劃系統
以數碼化提高營運效率
因環球經濟前景不穩定，企業需要在不同環境下，保持公司運作及掌握各部門的工作進度，採用企業資源規劃（ERP）系統，有助一站式提高營運效率。
2022年12月12日
（網上觀看）「商業應用方案：一站式規劃企業資源」工作坊
ERP系統支援企業運作
Microsoft 香港數碼技術專家黃家其表示︰「在數碼轉型時代，企業需不停面對不同的轉變，首先是全球不同事物的轉變，變化速度亦快；第二是業務模式轉變，以往面對面見客及親身向客人銷售產品，現在則改為混合工作模式、以視像電話會議及電子商貿方式銷售；同時環球市場轉變，企業需重新適應海外及內地客戶變化不定的營商模式；最後是混合工作模式，讓僱員彈性地在家或辦公室工作。」
然而，傳統企業未必能靈活應對及適應上述變化。他引述國際調查報告指，將有20%中小企在2025年因未能轉為數碼化營運而結業；在數碼轉型時代，有73%僱員期望彈性地以混合模式工作；有75%財務總監不滿公司內的營運部與財務部不協調。
他認為，傳統的會計系統阻礙中小企業務增長，並難以適應市場快速轉變，而Microsoft Dynamics 365提供的一站式ERP方案，除了處理財務外，亦可同時處理銷售、服務、營運、供應鏈等範疇，令公司各部門能夠互相了解及協調。例如，銷售部了解倉存及客戶信用狀況，並掌握財務部的訂單收款進度，而生產部亦可知悉未來要準備甚麼定訂單等。
「Dynamics 365除了是財務系統外，也是ERP系統，可支援企業的不同應用，只要登入系統便可查看所有資料，有助企業在疫情下仍繼續運作，突破現有問題。」
企業可按需要更改ERP
Dynamics 365的應用主要圍繞是Microsoft雲端技術之一。黃家其指，它是一個SaaS（軟體即服務）模型，客戶只需付軟件授權費（License fee），便可透過互聯網使用Microsoft所有的雲端應用程式，不需像以往般在購買ERP系統後要放置在公司伺服器內，因此可支援企業在新常態下讓僱員在家工作。
他補充，Dynamics 365的收費可分兩部份：一部份是企業每月付軟件授權費，使用Microsoft不同的模組（module）及雲端應用程式，實行一站式管理；另一部份是一次過付的實施費（Implementation cost），Microsoft 的合作夥伴可因應企業的運作需要及複雜程度更改ERP，這方面可申請政府資助，如創新科技署的科技券（TVP），以往也有客戶成功申請。
助企業「做得更快、更聰明及更好」
Dynamics 365有助企業「做得更快、更聰明及更好」，在營運上事半功倍。黃家其指，用家可透過桌上電腦、平板電腦、手機等不同裝置登入系統，在不同情況下隨時隨地工作。系統內亦設有逾2,000個小程序，用家可選用行業或業務所需的小程序，如文件管理、倉存管理等，令工作做得更快，提升工作效率。
另外，Dynamics 365雲端方案系統與Microsoft 365雲端方案的Teams、Excel、Outlook等應用程式連繫互通，例如用家可在系統內編輯Excel資料，又或將已編輯的Excel資料輸入系統；用家亦可在Outlook電郵內打開系統的小視窗，如有客戶以電郵落單，可即時在小視窗開單，而不用登入系統，令用家更聰明地工作。
他亦表示，用家登入系統後，可即時閱覽各項資料而知悉公司運作進度，如財務報告、流動資產現金流、業務表現分析、供應鏈及倉存狀況等。用家亦可在 Outlook電郵內的系統小視窗直接查看訂單、付款或客戶等資料，有助提升銷售及客戶服務效率，令工作做得更好。
Dynamics 365現已涵蓋90個國家及地區，提供26種語言，包括簡體中文，並以低程式碼工具支援企業在海外市場使用。
對於小規模企業是否需要採用Dynamics 365等ERP系統，他認為，創業初期或未必需要，但當開始拓展業務及交易漸多時，便需要透過ERP系統的自動化技術來提升營運效率，因企業不能單靠記憶或傳統Excel檔案處理資料。因此，他亦建議業務不繁複的小企業，開始時可只選用ERP的會計系統，集中處理財務、審核等工作。「ERP是一家公司的骨幹，骨幹建立得好才可以繼續發展穩健的基礎，令業務發展更上一層樓。」
適合各行各業使用
黃家其認為，Dynamics 365系統適合各行各業使用，包括貿易、零售等，因它可因應不同部門或行業，自訂不同的模組，例如會計、製造、倉庫、銷售、採購等，能切合公司營運所需。企業如因運作及流程的複雜程度而有特定需要，可在系統中取用合適的小程序，又或按需要度身訂造。至於系統主要的會計模組則適合大部份企業應用，因為各行各業的會計相關流程，如製作財務報表、入賬等大致相同。
他提醒企業採用ERP前需要作好準備。企業需要知道自己為甚麼要採用ERP，想透過ERP達致甚麼目標，並檢視工作流程，如現有的工作流程太複雜，便要進行標準化或簡優化。Microsoft 的合作夥伴會與客戶一起商討如何改善工作流程，而以往有不少客戶都需要作出改善及客制化。
有完善配套整合資料
至於企業如何將現有系統的資料與ERP系統整合，黃家其稱，Microsoft的合作夥伴會先與企業溝通，再按其所需要的欄目準備一份Excel表，企業在Excel欄目內輸入相關數據，然後將數據匯入ERP系統。如企業想匯入一些過往的歷史資料，Microsoft的合作夥伴會設計一個格式，企業根據格式備妥資料後，便可將有關資料匯入ERP系統。
在CRM（客戶關係管理）系統整合方面，他指，CRM主要管理銷售周期，而Microsoft的CRM系統可連繫Dynamics 365及Microsoft其他雲端產品，因此可整合企業的客戶聯絡通訊、產品、訂單歷史等CRM資料。
如企業採用其他品牌的CRM系統，Microsoft亦有完善配套可供整合。Microsoft Power Platform（微軟低代碼應用平台）中的Power Automate應用程式，備有一個連接器，可將其他品牌的CRM系統資料複製到Dynamics 365。詳情可瀏覽：
Business Central | Microsoft Dynamics 365
Business Central Resources | Microsoft Dynamics 365
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